Policys

Integritetspolicy

2. ALLMÄNT

Denna integritetspolicy beskriver hur Qbase AB (”Bolaget” eller ”Qbase”) behandlar och använder personuppgifter om dig. Denna integritetspolicy redogör vidare för hur Qbase behandlar personuppgifter om dig i egenskap av anställd, besökare av vår hemsida (www.qbase.se) samt i de fall du ansöker om en tjänst hos Qbase (rekrytering). Denna integritetspolicy beskriver också dina rättigheter och hur du kan utnyttja dina rättigheter gentemot Qbase.

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss på Qbase. Vi vill med denna integritetspolicy visa hur Bolaget säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning. Qbase värnar om din personliga integritet och strävar efter att skydda registrerades personuppgifter på ett säkert sätt. 

2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Qbase AB, org.nr. 556962-4629 är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är därmed ansvarig för att dina uppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig lagstiftning.

3. HUR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Företags-/organisationsrepresentanter

Qbase samlar in och lagrar information om dig som vi behöver för att kunna kontakta dig i egenskap av representant för ett företag/organisation. De personuppgifter som vi behandlar i detta sammanhang är namn, befattning, postadress, e-mailadress och telefonnummer.

Ändamålet med insamling av informationen nämnd ovan är att säkerställa att ingångna avtal med våra kunder följs i pågående affärer. Avtalet är då vår lagliga grund för behandlingen. Behandling av personuppgifter är även nödvändiga i vår ekonomifunktion för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.

I de fall där inga avtal är ingångna behandlar vi endast personuppgifter med lågt skyddsvärde. Vi behandlar uppgifter i situationer som dessa för att kunna hantera intresseförfrågningar samt ha uppföljning av generella frågor. Detta ligger som grund för oss till att kunna utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster. Den lagliga grunden för denna behandling är intresseavvägning.

De medarbetare hos Qbase som kan ta del utav uppgifterna behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.

I denna process kan vi även komma att dela personuppgifter med tredjepartsleverantörer (så kallade personuppgiftsbiträden) som vi anlitar för att utföra tjänster för vår räkning (som tekniska, administrativa, marknadsrelaterade eller andra tjänster) när så krävs. Våra anlitade personuppgiftsbiträden får inte använda dina personuppgifter för sina egna syften, vilket vi har reglerat i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal).

Lagring och gallring varierar beroende på affärskontakten och påverkar därmed synen på lagring och gallring. Vissa affärskontakter pågår under en längre period medan andra en kortare eller återkommande. Att ha kvar dokumentation förenklar för både kunden och oss. När uppgifter sparas i denna process är den lagliga grunden berättigat intresse.

Om offert inte accepteras lagras personuppgifter under ett visst tag för de fall kundkontakt återupptas. Mejl och andra handlingar som är kopplade till offerter som inte är accepterade gallras årligen. I detta läge prövas om skäl finns för att lagra handlingar längre (t.ex. om en ny förfrågan inkommer).  Om offert accepteras bevaras mejl och andra handlingar för sedvanlig dokumentation om parternas avsikt. För att klara av leveranser behöver uppgifter bevaras. Handlingar som vi inte längre har ett behov av att behålla gallras.

Anställda

Qbase samlar in information om anställda som är nödvändiga för att kunna administrera anställningen och efterleva lagkrav. De personuppgifter som behandlas för detta ändamål är namn, personnummer, kontoinformation, postadress, e-mailadress, telefonnummer och CV. Den lagliga grunden för behandlingen är avtal och rättslig förpliktelse.

Som anställd hos oss kan vi dela med oss av vissa av dina personuppgifter till våra kunder och partners. Sådant för att våra kunder och partner har beröringspunkter med den tjänst som du har hos Qbase.

Vi delar även dina personuppgifter med tredjepartsleverantörer (så kallade personuppgiftsbiträden) som vi anlitar för att utföra tjänster för vår räkning (som tekniska, administrativa, marknadsrelaterade eller andra tjänster) när så krävs för att vi ska kunna administrera din anställning. Våra anlitade personuppgiftsbiträden får inte använda dina personuppgifter för sina egna syften, vilket vi har reglerat i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal).

Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut när så krävs enligt lag.

Så länge du är anställd hos oss kommer vi att behandla dina personuppgifter. När anställning avslutas kommer personuppgifter som inte är nödvändiga att lagra för att efterleva lagkrav raderas. Vissa personuppgifter kommer, i syfte att uppfylla relevant bokföringslagstiftning, att sparas i sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret, till vilken informationen hör, avslutades. Löneunderlag sparas i 10 år efter att anställning upphört enligt mot bakgrund av preskriptionstid.

Rekrytering

För att kunna hantera rekryteringar kommer Qbase att behöva behandla personuppgifter i form av namn, postadress, e-mailadress, telefonnummer, CV samt eventuella övriga personuppgifter ansökande skickar med. Sådant för att kunna bedöma lämplighet för rollen. Behandling av personuppgifter i detta sammanhang sker med intresseavvägning som laglig grund.

De personuppgifter som vi behandlar i denna process kommer från dig själv och stannar enbart hos HR-ansvarig för översyn av aktuell ansökan.

Spontanansökningar som inte avser någon utlyst tjänst gallras omedelbart eller efter att eventuell kontakt har tagits med den som skickat in ansökan. Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse gallras i regel direkt eller senast efter två månader.

Eftersom en tjänst kan komma att ifrågasättas under en tid av två år (bl.a. enligt diskrimineringslagstiftning) gallras personuppgifter hänförliga till rekrytering via utlyst tjänst efter två år. Likaså gallras personuppgifter som framkommit genom intervjuer efter två år för att kunna hantera en eventuell överklagan från sökanden.

Besökare av hemsidan

När du besöker vår hemsida använder vi oss av Cookies och i samband med detta samlar vi in IP-nummer. Detta görs för att förbättra din upplevelse av besöket på hemsidan samt för vår statistikuppföljning.  För denna personuppgiftbehandling inhämtar vi samtycke vilket utgör laglig grund för behandlingen. För mer information om hur vi använder cookies, se vår Cookie policy.

4. VILKA RÄTTIGHETER HAR DU?

Som registrerad har du rättigheter. Om du som registrerad hos Qbase vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör vår behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till oss på mejladress: info@qbase.se

Rättelse och radering av personuppgifter

I integritetspolicyn lämnas information om vår behandling av personuppgifter för att se till att du som registrerad kan utöva din rättighet att få information från oss. Om du tycker att vi har behandlat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt eller att de behöver kompletteras har du rätt att begära att vi rättar dem (begära om rättelse). Om du inte vill att vi ska fortsätta behandla dina personuppgifter har du även rätt att begära att vi raderar dem (begära om radering). Om det är möjligt i förhållande till vårt ändamål med behandlingen, de lagregler som vi är skyldiga att följa och de avtal som vi eller vår kund har ingått med dig som registrerad kommer vi att rätta och radera personuppgifterna. Om du har gett ett samtycke till behandlingen har du alltid rätt att återkalla samtycket vilket innebär att vi måste radera de personuppgifter som omfattas av det angivna samtycket.

Rätt att göra invändningar

När vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om vi inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste vi upphöra med behandlingen. Rätten gäller när personuppgifter behandlas efter en intresseavvägning, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Om du skulle vara i en rättslig tvist och därmed behöver dina personuppgifter som bevisning kan du även begära att vi inte raderar dina personuppgifter, trots att vi inte längre behöver dem eller saknar laglig grund för fortsatt behandling (begära om så kallad begränsning). Du har även rätt att begära om begränsning i samband med att du begär oss att rätta eller radera dina personuppgifter. Som ovan nämnt finns dock restriktioner för när vi kan rätta eller radera dem.

Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag

Du har även rätt att få besked om vilka behandlingar vi gör om dig (så kallat registerutdrag). Ett registerutdrag ska bl.a. innehålla en beskrivning av ändamål vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, samt vilken laglig grund behandlingen stödjer sig på. Denna typ av information redogörs det för på en övergripande nivå ovan (se rubriken ”hur vi behandlar personuppgifter”). Registerutdraget syftar till att ge dig en överblick över de behandlingar du eventuellt ingår i så att du förstår var dina personuppgifter behandlas (däremot är rätten att ta del av handlingar där dina personuppgifter finns ovillkorlig).

5. ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE LAND

Qbase behandlar enbart personuppgifter inom EU/EES-området (så kallat tredje land) eller länder som upprätthåller en så kallad adekvat skyddsnivå. Skulle dina personuppgifter behandlas i ett utanför EU/EES-området så berättar vi det för dig. Behandlingen sker i sådana fall i enlighet med dataskyddslagstiftningen, såsom genom vidtagande av så kallade lämpliga skyddsåtgärder.

6. KONTAKTA OSS

Qbase ansvarar för att behandla dina personuppgifter på rätt sätt. Det är viktigt för oss att du känner ett förtroende för hur vi behandlar dina personuppgifter. Har du frågor eller synpunkter på hur vi behandlar personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter gentemot oss i egenskap av personuppgiftsansvarig går det bra att kontakta oss.

Kontaktuppgifter
E-post: info@qbase.se

Qbase AB
Vanadisvägen 43
113 23 Stockholm

 

7. KONTAKTA INTEGRITETSSKYDDSMYNDIGHETEN, IMY

Om du har synpunkter på vår behandling av dina personuppgifter har du alltid rätt att kontakta IMY. Sådant får du givetvis göra utan att först kontakta oss, men vi värdesätter förstås att du även lämnar in dina synpunkter till oss så att vi kan ta med oss det i vårt kontinuerliga förbättringsarbete.

Kontaktuppgifter
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se

Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm

Läs mer på Integritetsskyddsmyndigheten om information om Dataskyddsförordningen – GDPR.

Kvalitetspolicy

Våra kunder och andra intressenter kan förvänta sig:

  • Att vi har ett dynamiskt arbetssätt för att kunna anpassa oss efter våra kunders behov. Med en ständigt aktuell omvärldsbevakning säkerställer vi att våra tjänster ligger i framkant.
  • Att vi bygger långsiktiga samarbeten där vi bidrar till våra kunders framgång genom att kombinera hög expertisnivå med en personlig kundrelation.
  • Att vi har en hög nivå av expertis samt en stor förståelse för våra kunders verksamhet.
  • Att vi är tillgängliga, nåbara och återkopplar snabbt till våra kunder.
  • Att vi håller vad vi lovar och tar ett stort kundansvar präglat av ärlighet och kunskap.
  • Att vi har högt i tak i våra kundrelationer vilket skapar en dialog som främjar nytänkande och förbättring för båda parter.
  • Att vi anpassar oss efter kundens behov och formar vårt erbjudande så att det passar kunden.

Varje anställd åtar sig att:

  • Uppfylla kundkrav och övriga tillämpliga krav från intressenter inklusive tillämpliga lagar och förordningar.
  • Bidra till att ständigt förbättra kvalitetsledningssystemet samt våra tjänster.

Informationssäkerhetspolicy

Vi ska uppfylla våra kunders och andra intressenters krav på informationssäkerhet.
Detta gör vi genom:

  • Att säkerställa att konfidentiell information i dokument och IT-system ej hamnar i orätta händer eller delas med till obehörig.
  • Att säkerställa att personuppgifter behandlas i enlighet med GDPR – Se Integritetspolicy.
  • Att vi värnar om våra kunders integritet genom efterlevnad av gällande krav på sekretess och konfidentialitet.

Varje anställd hos oss åtar sig att;

  • Uppfylla gällande lagar och förordningar samt övriga tillämpliga bindande krav inom informationssäkerhet.
  • Respektera sin skyldighet att rapportera informationssäkerhetsincidenter.
  • Bidra till att ständigt förbättra arbetet med informationssäkerhet.

Arbetsmiljöpolicy

Vi arbetar medvetet för att skapa engagemang, individuell utveckling och möjligheter för våra medarbetare. Detta gör vi genom:

  • Att låta medarbetare få insyn och vara delaktiga i företagets förehavanden och utveckling.
  • Att verka för en god psykosocial arbetsmiljö där alla medarbetare känner sig värdefulla och respekterade.
  • Att vara lyhörda för ohälsosam arbetsbelastning.
  • Att följa rådande arbetsmiljölagstiftning.

All personal ska beakta denna policy. Det är vårt motto att alla anställda skall känna sig motiverade, göra ett bra jobb och vidareutvecklas.

Miljö och hållbarhetspolicy

Qbase har genom sin kärnverksamhet stor möjlighet att skapa betydande förbättringar av hållbarhet i omvärlden, bland annat genom:

  • Att införa ledningssystem som förbättrar våra kunders arbete med miljö, arbetsmiljö och hållbarhet i övrigt.
  • Att bidra till ökad kunskap genom utbildningar inom bland annat miljö, arbetsmiljö och hållbarhet i övrigt.
  • Att ha en aktiv omvärldsbevakning vad gäller hållbarhet och miljö i sin närmsta omgivning.
  • Att bidra till nystartade och etablerade företags ekonomiska hållbarhet genom våra tjänster.


Internt arbetar Qbase för att minimera sin miljöpåverkan bland annat genom att vara en i det närmaste pappersfri arbetsmiljö.
Varje anställd hos oss åtar sig också att:

  • Uppfylla gällande lagar och förordningar samt övriga tillämpliga bindande krav.
  • Bidra till att ständigt förbättra arbetet med hållbarhetsfrågor genom att utveckla vår tjänsteportfölj och utföra fler uppdrag inom området.