Retningslinjer
Integritetspolicy
2. GENERELT
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Qbase AB ("Selskapet" eller"Qbase") behandler og bruker personopplysninger om deg. Denne personvernerklæringen forklarer videre hvordan Qbase behandler personopplysninger om deg i egenskap av ansatt, besøkende på nettstedet vårt (www.qbase.se) og i tilfeller der du søker på en stilling hos Qbase (rekruttering). Denne personvernerklæringen beskriver også dine rettigheter og hvordan du kan utøve disse overfor Qbase.
Du skal alltid kunne føle deg trygg når du sender inn din personlige informasjon til oss på Qbase. Med denne personvernerklæringen ønsker vi å vise hvordan selskapet sikrer at dine personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende lovgivning. Qbase beskytter personvernet ditt og bestreber seg på å beskytte de registrertes personopplysninger på en sikker måte.
2. BEHANDLINGSANSVARLIG
Qbase AB, org. nr. 556962-4629 er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger og er dermed ansvarlig for at dine opplysninger behandles på en korrekt og sikker måte i samsvar med gjeldende lovgivning.
3. HVORDAN BEHANDLER VI PERSONOPPLYSNINGENE DINE?
Representanter for bedrifter/organisasjoner
Qbase samler inn og lagrer opplysninger om deg som vi trenger for å kunne kontakte deg som representant for en bedrift/organisasjon. Personopplysningene vi behandler i denne sammenheng er navn, stilling, postadresse, e-postadresse og telefonnummer.
Formålet med å samle inn opplysningene nevnt ovenfor er å sikre overholdelse av avtaler som er inngått med våre kunder i løpende virksomhet. Avtalen er da vårt rettslige grunnlag for behandlingen. Behandling av personopplysninger er også nødvendig i vår økonomifunksjon for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.
I tilfeller hvor det ikke er inngått avtaler behandler vi kun personopplysninger med lav verneverdi. Vi behandler opplysninger i situasjoner som disse for å kunne håndtere interessehenvendelser og ha oppfølging av generelle problemstillinger. Dette er grunnlaget for at vi skal kunne evaluere, utvikle og forbedre tjenestene våre. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er en interesseavveining.
De Qbase-medarbeiderne som har tilgang til dataene, trenger dem for å utføre arbeidsoppgavene sine.
I denne prosessen kan vi også dele personopplysninger med tredjeparts tjenesteleverandører (såkalte databehandlere) som vi engasjerer til å utføre tjenester på våre vegne (for eksempel tekniske, administrative, markedsføringsmessige eller andre tjenester) ved behov. Våre innleide databehandlere har ikke lov til å bruke personopplysningene dine til egne formål, noe vi har regulert i en såkalt personopplysningsavtale (PDPA).
Lagring og uttynning varierer avhengig av forretningsrelasjonen og påvirker dermed oppfatningen av lagring og uttynning. Noen forretningsforbindelser varer over lengre tid, mens andre er kortere eller gjentagende. Lagring av dokumentasjon gjør det enklere for både kunden og oss. Når data lagres i denne prosessen, er det rettslige grunnlaget berettiget interesse.
Hvis et tilbud ikke aksepteres, lagres personopplysningene i en viss periode i tilfelle kundekontakten gjenopptas. E-poster og andre dokumenter knyttet til tilbud som ikke aksepteres, slettes årlig. I denne situasjonen undersøkes det om det er grunn til å lagre dokumentene lenger (f.eks. hvis det kommer en ny henvendelse). Hvis tilbudet aksepteres, oppbevares e-poster og andre dokumenter for vanlig dokumentasjon av partenes intensjoner. For å håndtere leveranser er det nødvendig å oppbevare data. Dokumenter som vi ikke lenger trenger å oppbevare, slettes.
Ansatte
Qbase samler inn opplysninger om ansatte som er nødvendige for å administrere arbeidsforholdet og oppfylle lovpålagte krav. Personopplysningene som behandles for dette formålet er navn, personnummer, kontoinformasjon, postadresse, e-postadresse, telefonnummer og CV. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er kontrakt og rettslig forpliktelse.
Som ansatt hos oss kan vi dele noen av personopplysningene dine med våre kunder og samarbeidspartnere. Dette er fordi våre kunder og samarbeidspartnere er relatert til tjenesten du har med Qbase.
Vi deler også personopplysningene dine med tredjeparts tjenesteleverandører (såkalte databehandlere) som vi engasjerer til å utføre tjenester på våre vegne (for eksempel tekniske, administrative, markedsføringsmessige eller andre tjenester) når det er nødvendig for å administrere arbeidsforholdet ditt. Våre innleide databehandlere har ikke lov til å bruke personopplysningene dine til egne formål, noe vi har regulert i en såkalt Personal Data Processing Agreement (PDPA).
Personopplysningene dine kan også utleveres når loven krever det.
Så lenge du er ansatt hos oss, vil vi behandle personopplysningene dine. Når arbeidsforholdet avsluttes, slettes personopplysninger som ikke er nødvendige å lagre for å oppfylle lovpålagte krav. Enkelte personopplysninger vil, av hensyn til overholdelse av relevant regnskapslovgivning, bli oppbevart i sju år fra utløpet av det kalenderåret da regnskapsåret som opplysningene gjelder, ble avsluttet. Lønnsopplysninger oppbevares i 10 år etter avsluttet arbeidsforhold av hensyn til foreldelsesfristen.
Rekruttering
For å administrere rekrutteringer må Qbase behandle personopplysninger i form av navn, postadresse, e-postadresse, telefonnummer, CV og eventuelle andre personopplysninger som søkerne har sendt inn. Dette for å kunne vurdere egnethet for stillingen. Behandling av personopplysninger i denne sammenheng er basert på en interesseavveining som rettslig grunnlag.
Personopplysningene vi behandler i denne prosessen, kommer fra deg og forblir kun hos HR-sjefen for gjennomgang av den aktuelle søknaden.
Spontansøknader som ikke gjelder en utlyst stilling, slettes umiddelbart eller etter at det er tatt kontakt med søkeren. Dokumenter av mindre eller midlertidig betydning slettes normalt umiddelbart eller senest etter to måneder.
Siden en stilling kan påklages i en periode på to år (f.eks. i henhold til diskrimineringslovgivningen), slettes personopplysninger knyttet til rekruttering via den utlyste stillingen etter to år. På samme måte slettes personopplysninger innhentet gjennom intervjuer etter to år for å kunne håndtere en eventuell klage fra søkeren.
Besøkende på nettstedet
Når du besøker nettstedet vårt, bruker vi informasjonskapsler, og i den forbindelse samler vi inn IP-nummer. Dette gjør vi for å forbedre din opplevelse av å besøke nettstedet og for å føre statistikk. For denne behandlingen av personopplysninger innhenter vi samtykke, som er det rettslige grunnlaget for behandlingen. For mer informasjon om hvordan vi bruker informasjonskapsler, se våre retningslinjer for informasjonskapsler.
4. VILKE RETTIGHETER HAR DU?
Som registrert har du rettigheter. Hvis du som registrert hos Qbase ønsker å utøve dine rettigheter eller har spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss på info@qbase.se.
Retting og sletting av personopplysninger
Personvernerklæringen gir informasjon om vår behandling av personopplysninger for å sikre at du som registrert kan utøve din rett til å motta informasjon fra oss. Hvis du mener at vi har behandlet personopplysningene dine på feil måte eller at de må kompletteres, har du rett til å be om at vi retter dem (anmodning om retting). Hvis du ikke ønsker at vi skal fortsette å behandle personopplysningene dine, har du også rett til å be om at vi sletter dem (anmodning om sletting). Hvis det er mulig i forhold til formålet med behandlingen, de rettsregler vi er forpliktet til å følge og de avtaler vi eller vår oppdragsgiver har inngått med deg som registrert, vil vi rette og slette personopplysningene. Hvis du har gitt samtykke til behandlingen, har du alltid rett til å trekke tilbake samtykket, noe som innebærer at vi må slette personopplysningene som omfattes av samtykket.
Rett til å komme med innsigelser
Når vi behandler personopplysningene dine, har du når som helst rett til å protestere mot behandlingen. Hvis vi ikke kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner til å fortsette behandlingen, må vi stanse behandlingen. Retten gjelder når personopplysninger behandles etter en interesseavveining, for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller som ledd i offentlig myndighetsutøvelse.
Rett til begrensning av behandling
I visse tilfeller har du rett til å be om at behandlingen av personopplysninger begrenses. Hvis du er involvert i en rettstvist og dermed trenger personopplysningene dine som bevis, kan du også be om at vi ikke sletter personopplysningene dine, selv om vi ikke lenger trenger dem eller ikke har noe rettslig grunnlag for fortsatt behandling (anmodning om begrensning). Du har også rett til å be om begrensning når du ber oss om å rette eller slette personopplysningene dine. Som nevnt ovenfor er det imidlertid begrensninger på når vi kan rette eller slette dem.
Tilgang til personopplysningene dine - utdrag fra registeret
Du har også rett til å få informasjon om hvilke behandlinger vi utfører om deg (et såkalt registerutdrag). Et registerutdrag skal inneholde en beskrivelse av formålet, hvilke kategorier av personopplysninger som behandles og det rettslige grunnlaget for behandlingen. Denne typen informasjon er forklart på et overordnet nivå ovenfor (se overskriften "Slik behandler vi personopplysninger"). Formålet med registerutdraget er å gi deg en oversikt over hvilke behandlinger du kan være involvert i, slik at du forstår hvor personopplysningene dine behandles (retten til innsyn i dokumenter som inneholder personopplysningene dine er imidlertid ubetinget).
5. OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL TREDJELAND
Qbase behandler kun personopplysninger innenfor EU/EØS-området (såkalt tredjeland) eller land som opprettholder et såkalt adekvat beskyttelsesnivå. Hvis personopplysningene dine behandles i et land utenfor EU/EØS-området, vil vi informere deg om dette. I slike tilfeller utføres behandlingen i samsvar med personvernlovgivningen, for eksempel ved å treffe såkalte egnede beskyttelsestiltak.
6. KONTAKT OSS
Qbase er ansvarlig for korrekt behandling av personopplysningene dine. Det er viktig for oss at du har tillit til hvordan vi behandler personopplysningene dine. Hvis du har spørsmål eller kommentarer til hvordan vi behandler personopplysninger eller ønsker å utøve dine rettigheter overfor oss som behandlingsansvarlig, kan du kontakte oss.
Kontaktinformasjon
E-post: info@qbase.se
Qbase AB
Vanadisvägen 43
113 23 Stockholm
7. TA KONTAKT MED PERSONVERNMYNDIGHETEN, IMY
Hvis du har kommentarer til vår behandling av personopplysningene dine, har du alltid rett til å kontakte IMY. Du kan selvsagt gjøre det uten å kontakte oss først, men vi setter selvsagt pris på at du også sender oss dine kommentarer, slik at vi kan ta dem med i vårt kontinuerlige forbedringsarbeid.
Kontaktinformasjon
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Datatilsynet
Boks 8114
104 20 Stockholm
Du finner mer informasjon om personvernforordningen (GDPR) på Datatilsynets nettsted.
Kvalitetspolitikk
Våre kunder og andre interessenter kan forvente:
- At vi har en dynamisk måte å jobbe på for å kunne tilpasse oss våre kunders behov. Med konstant oppdatert ekstern overvåking sørger vi for at våre tjenester er i forkant.
- At vi bygger langsiktige samarbeid hvor vi bidrar til våre kunders suksess ved å kombinere høy kompetanse med et personlig kundeforhold.
- At vi har høy kompetanse og stor forståelse for våre kunders virksomhet.
- At vi er tilgjengelige, tilgjengelige og gir raske tilbakemeldinger til våre kunder.
- At vi holder det vi lover og tar stort kundeansvar preget av ærlighet og kunnskap.
- At vi har stor takhøyde i våre kunderelasjoner, noe som skaper en dialog som fremmer innovasjon og forbedring for begge parter.
- At vi tilpasser oss kundens behov og former vårt tilbud slik at det passer kunden.
Hver ansatt forplikter seg til å:
- Møt kundekrav og andre gjeldende krav fra interessenter, inkludert gjeldende lover og forskrifter.
- Bidra til stadig å forbedre kvalitetsstyringssystemet og våre tjenester.
Informasjonssikkerhetspolicy
Vi må oppfylle våre kunders og andre interessenters krav til informasjonssikkerhet.
Dette gjør vi ved å:
- For å sikre at konfidensiell informasjon i dokumenter og IT-systemer ikke kommer i feil hender eller deles med uvedkommende.
- For å sikre at personopplysninger behandles i samsvar med GDPR - Se personvernerklæringen.
- At vi ivaretar personvernet til våre kunder ved å overholde gjeldende krav til konfidensialitet og konfidensialitet.
Hver ansatt hos oss påtar seg at;
- Overhold gjeldende lover og regler samt andre gjeldende bindende krav innen informasjonssikkerhet.
- Respekter plikten til å rapportere informasjonssikkerhetshendelser.
- Bidra til stadig å forbedre arbeidet med informasjonssikkerhet.
Arbeidsmiljøpolitikk
Vi jobber bevisst for å skape engasjement, individuell utvikling og muligheter for våre ansatte. Dette gjør vi ved å:
- Å la ansatte få innsikt og være involvert i virksomhetens aktiviteter og utvikling.
- Å jobbe for et godt psykososialt arbeidsmiljø der alle ansatte føler seg verdifulle og respektert.
- Å være følsom for usunn arbeidsbelastning.
- For å overholde gjeldende arbeidsmiljølovgivning.
Alle ansatte må følge denne policyen. Det er vårt motto at alle ansatte skal føle seg motiverte, gjøre en god jobb og utvikle seg videre.
Miljø- og bærekraftspolitikk
Gjennom sin kjernevirksomhet har Qbase store muligheter til å skape betydelige forbedringer innen bærekraft i omverdenen, blant annet gjennom:
- Å innføre styringssystemer som forbedrer våre kunders arbeid med miljø, arbeidsmiljø og annen bærekraft.
- Å bidra til økt kunnskap gjennom utdanning innen områder som miljø, arbeidsmiljø og bærekraft generelt.
- Å ha en aktiv overvåking av omverdenen når det gjelder bærekraft og miljø i sine umiddelbare omgivelser.
- Å bidra til økonomisk bærekraft for oppstartsbedrifter og etablerte selskaper gjennom våre tjenester.
Internt jobber Qbase for å minimere sin miljøpåvirkning, blant annet ved å være et tilnærmet papirfritt arbeidsmiljø.
Hver ansatt hos oss forplikter seg også til å:
- Overhold gjeldende lover og forskrifter samt andre gjeldende bindende krav.
- Bidra til stadig å forbedre arbeidet med bærekraftsspørsmål ved å utvikle vår tjenesteportefølje og utføre flere oppdrag på området.