Politiikat

Tietosuojakäytäntö

2. YLEISTÄ

Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten Qbase AB("Yhtiö" tai"Qbase") käsittelee ja käyttää sinua koskevia henkilötietoja. Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan lisäksi, miten Qbase käsittelee henkilötietojasi työntekijänä, verkkosivustomme kävijänä (www.qbase.se) ja tapauksissa, joissa haet työpaikkaa Qbase-yrityksessä (rekrytointi). Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan myös oikeuksiasi ja sitä, miten voit käyttää oikeuksiasi Qbasea kohtaan.

Sinun pitäisi aina tuntea olosi turvalliseksi, kun annat henkilötietojasi meille Qbaseen. Tämän tietosuojakäytännön avulla haluamme osoittaa, miten yhtiö varmistaa, että henkilötietojasi käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Qbase suojelee yksityisyyttäsi ja pyrkii suojaamaan rekisteröityjen henkilötietoja turvallisesti. 

2. REKISTERINPITÄJÄ

Qbase AB, rekisterinumero 556962-4629, on henkilötietojesi käsittelyn rekisterinpitäjä ja siten vastuussa siitä, että tietojasi käsitellään oikein ja turvallisesti sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

3. MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?

Yrityksen/organisaation edustajat

Qbase kerää ja tallentaa sinusta tietoja, joita tarvitsemme voidaksemme ottaa sinuun yhteyttä yrityksen/organisaation edustajana. Tässä yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot ovat nimi, asema, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Edellä mainittujen tietojen keräämisen tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaidemme kanssa tehtyjä sopimuksia noudatetaan jatkuvassa liiketoiminnassa. Sopimus on tällöin käsittelymme oikeusperusta. Henkilötietojen käsittely on tarpeen myös taloudellisessa toiminnassamme lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.

Tapauksissa, joissa sopimusta ei ole tehty, käsittelemme vain henkilötietoja, joiden suoja-arvo on vähäinen. Käsittelemme tietoja tällaisissa tilanteissa voidaksemme käsitellä kiinnostuksenilmaisupyyntöjä ja seurata yleisiä kysymyksiä. Näin voimme arvioida, kehittää ja parantaa palveluitamme. Käsittelyn oikeusperusta on etujen tasapaino.

Qbasen työntekijät, joilla on pääsy tietoihin, tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseen.

Tässä prosessissa saatamme myös jakaa henkilötietoja kolmannen osapuolen palveluntarjoajille (ns. käsittelijöille), jotka palkkaamme suorittamaan palveluita puolestamme (kuten teknisiä, hallinnollisia, markkinointi- tai muita palveluita) tarvittaessa. Käsittelijämme eivät saa käyttää henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa, mistä olemme säätäneet niin sanotussa tietojenkäsittelysopimuksessa (DPA).

Säilyttäminen ja hävittäminen vaihtelee liikesuhteen mukaan, mikä vaikuttaa käsitykseen säilyttämisestä ja hävittämisestä. Jotkin liikesuhteet kestävät pidempään, kun taas toiset ovat lyhyempiä tai toistuvia. Kirjanpidon säilyttäminen yksinkertaistaa prosessia sekä asiakkaan että meidän kannalta. Kun tietoja säilytetään tässä prosessissa, oikeusperusteena on oikeutettu etu.

Jos tarjousta ei hyväksytä, henkilötietoja säilytetään tietyn ajan, jos asiakaskontaktia jatketaan. Sähköpostit ja muut tarjouksiin liittyvät asiakirjat, joita ei ole hyväksytty, poistetaan vuosittain. Tässä tilanteessa tutkitaan, onko syytä säilyttää asiakirjoja pidempään (esim. jos saadaan uusi kysely). Jos tarjous hyväksytään, sähköpostiviestit ja muut asiakirjat säilytetään osapuolten aikomusten tavanomaista dokumentointia varten. Tietoja on säilytettävä toimitusten suorittamiseksi. Asiakirjat, joita meillä ei ole enää tarvetta säilyttää, poistetaan.

Työntekijät

Qbase kerää työntekijöistä tietoja, jotka ovat tarpeen työsuhteen hallinnoimiseksi ja lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi. Tässä tarkoituksessa käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, sosiaaliturvatunnus, tilitiedot, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja ansioluettelo. Käsittelyn oikeusperusta on sopimus ja lakisääteinen velvoite.

Työntekijänämme saatamme jakaa joitakin henkilötietojasi asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme kanssa. Tämä johtuu siitä, että asiakkaillamme ja yhteistyökumppaneillamme on yhteyspisteitä Qbase-palveluun.

Jaamme henkilötietojasi myös kolmansien osapuolten palveluntarjoajille (ns. käsittelijöille), joita käytämme suorittamaan palveluita puolestamme (kuten teknisiä, hallinnollisia, markkinointi- tai muita palveluita), kun se on tarpeen työsuhteesi hallinnoimiseksi. Tietojenkäsittelijämme eivät saa käyttää henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa, mistä olemme säätäneet niin sanotussa tietojenkäsittelysopimuksessa (Data Processing Agreement, DPA).

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa myös lain niin vaatiessa.

Käsittelemme henkilötietojasi niin kauan kuin olet työsuhteessa meihin. Kun työsuhde päättyy, henkilötiedot, joita ei ole tarpeen säilyttää lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi, poistetaan. Joitakin henkilötietoja säilytetään asiaa koskevan kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi seitsemän vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona se tilikausi, johon tiedot liittyvät, päättyi. Palkkatietoja säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen vanhentumissäännösten mukaisesti.

Rekrytointi

Rekrytoinnin hallinnoimiseksi Qbase joutuu käsittelemään henkilötietoja, joita ovat nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ansioluettelo ja muut hakijoiden toimittamat henkilötiedot. Tämä on tarpeen, jotta voimme arvioida soveltuvuutta tehtävään. Henkilötietojen käsittely tässä yhteydessä perustuu oikeusperustana etujen tasapainoon.

Tässä prosessissa käsittelemämme henkilötiedot ovat peräisin sinulta, ja ne jäävät ainoastaan henkilöstöpäällikölle tämän hakemuksen tarkistamista varten.

Spontaanit hakemukset, jotka eivät liity ilmoitettuun virkaan, poistetaan välittömästi tai sen jälkeen, kun hakijaan on otettu yhteyttä. Asiakirjat, joilla on vähäinen tai tilapäinen merkitys, poistetaan yleensä välittömästi tai viimeistään kahden kuukauden kuluttua.

Koska virka voidaan riitauttaa kahden vuoden ajan (esim. syrjintälainsäädännön nojalla), ilmoitettujen virkojen kautta tapahtuvaan rekrytointiin liittyvät henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua. Samoin haastattelujen perusteella saadut henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua, jotta hakijan mahdollinen valitus voidaan käsitellä.

Verkkosivuston kävijät

Kun vierailet verkkosivustollamme, käytämme evästeitä ja keräämme niiden yhteydessä IP-numeroita. Tämä tehdään, jotta voimme parantaa kokemustasi verkkosivustolla vierailusta ja tilastollista seurantaa varten. Tätä henkilötietojen käsittelyä varten saamme suostumuksen, joka on käsittelyn oikeusperusta. Lisätietoja evästeiden käytöstä löydät evästekäytännöstämme.

4. VMITKÄ OIKEUDET SINULLA ON?

Rekisteröitynä sinulla on oikeuksia. Jos haluat Qbasen rekisteröitynä käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@qbase.se.

Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen

Tässä tietosuojakäytännössä annetaan tietoa henkilötietojen käsittelystä, jotta sinä rekisteröitynä voit käyttää oikeuttasi saada meiltä tietoja. Jos olet sitä mieltä, että olemme käsitelleet henkilötietojasi virheellisesti tai että niitä on täydennettävä, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan ne (oikaisupyyntö). Jos et halua, että jatkamme henkilötietojesi käsittelyä, sinulla on myös oikeus pyytää, että poistamme ne (poistopyyntö). Jos se on mahdollista suhteessa käsittelyn tarkoitukseemme, oikeudellisiin sääntöihin, joita meidän on noudatettava, ja sopimuksiin, jotka me tai asiakkaamme olemme tehneet sinun kuin rekisteröidyn kanssa, korjaamme ja poistamme henkilötiedot. Jos olet antanut suostumuksen käsittelyyn, sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumus, jolloin meidän on poistettava annetun suostumuksen kattamat henkilötiedot.

Oikeus vastustaa

Kun käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä milloin tahansa. Jos emme voi osoittaa pakottavia perusteltuja syitä tietojen käsittelyn jatkamiselle, meidän on lopetettava käsittely. Tätä oikeutta sovelletaan, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Jos olet oikeusriidassa ja tarvitset henkilötietojasi todisteeksi, voit myös pyytää, ettemme poista henkilötietojasi, vaikka emme enää tarvitsisi niitä tai vaikka meillä ei ole oikeudellista perustetta niiden jatkokäsittelylle (ns. rajoituspyyntö). Sinulla on oikeus pyytää rajoitusta myös silloin, kun pyydät meitä oikaisemaan tai poistamaan henkilötietosi. Kuten edellä mainittiin, on kuitenkin rajoituksia sille, milloin voimme oikaista tai poistaa tiedot.

Pääsy henkilötietoihisi - rekisteröi otteet

Sinulla on myös oikeus saada tietoa sinuun kohdistuvista käsittelytoimista (ns. rekisteriote). Rekisteriotteen on sisällettävä muun muassa kuvaus käsiteltyjen henkilötietojen tarkoituksista ja luokista sekä käsittelyn oikeusperusta. Tämäntyyppiset tiedot on kuvattu yleisellä tasolla edellä (ks. kohta "miten käsittelemme henkilötietoja"). Rekisteriotteen tarkoituksena on antaa sinulle yleiskuva käsittelytoimista, joihin saatat olla osallisena, jotta ymmärrät, missä henkilötietojasi käsitellään (oikeus tutustua henkilötietojasi sisältäviin asiakirjoihin on kuitenkin ehdoton).

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANSIIN MAIHIN

Qbase käsittelee henkilötietoja vain EU/ETA-alueella (niin sanottu kolmas maa) tai maissa, jotka ylläpitävät niin sanottua riittävää tietosuojan tasoa. Jos henkilötietojasi käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolisessa maassa, kerromme siitä sinulle. Tällaisissa tapauksissa käsittely tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi toteuttamalla niin sanottuja asianmukaisia suojatoimia.

6. YHTEYSTIEDOT

Qbase on vastuussa siitä, että henkilötietojasi käsitellään oikealla tavalla. Meille on tärkeää, että voit luottaa siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja siitä, miten käsittelemme henkilötietoja, tai jos haluat käyttää oikeuksiasi meitä kohtaan rekisterinpitäjänä, ota meihin yhteyttä.

Yhteystiedot
Sähköposti: info@qbase.se

Qbase AB
Vanadisvägen 43
113 23 Tukholma, Ruotsi

 

7. OTA YHTEYTTÄ TIETOSUOJAVIRANOMAISEEN, IMY

Jos olet huolissasi henkilötietojesi käsittelystä, sinulla on aina oikeus ottaa yhteyttä IMYyn. Voit tietenkin tehdä sen ottamatta meihin yhteyttä ensin, mutta arvostamme tietenkin sitä, että toimitat meille myös kommenttisi, jotta voimme ottaa ne huomioon jatkuvassa parannustyössämme.

Yhteystiedot
Puhelin: 08-657 61 00
Sähköposti: imy@imy.se

Ruotsin tietosuojaviranomainen
Box 8114
104 20 Tukholma, Ruotsi

Lisätietoja yleisestä tietosuoja-asetuksesta (GDPR) saat Ruotsin tietosuojaviranomaisen verkkosivuilta.

Laatupolitiikka

Asiakkaamme ja muut sidosryhmämme voivat odottaa:

  • Meillä on dynaaminen lähestymistapa, jonka avulla voimme mukautua asiakkaidemme tarpeisiin. Varmistamme, että palvelumme ovat eturintamassa seuraamalla jatkuvasti uusinta kehitystä.
  • Rakennamme pitkäaikaisia kumppanuuksia, joissa edistämme asiakkaidemme menestystä yhdistämällä korkeatasoisen asiantuntemuksen ja henkilökohtaisen asiakassuhteen.
  • että meillä on korkeatasoinen asiantuntemus ja syvällinen ymmärrys asiakkaidemme liiketoiminnasta.
  • Olemme käytettävissä, tavoitettavissa ja vastaamme nopeasti asiakkaillemme.
  • Pidämme lupauksemme ja otamme suuren vastuun asiakkaistamme rehellisyyden ja tietämyksen avulla.
  • Meillä on korkeat vaatimukset asiakassuhteissamme, mikä luo vuoropuhelun, joka edistää innovointia ja parannuksia molemmille osapuolille.
  • Sopeutuminen asiakkaan tarpeisiin ja tarjontamme muokkaaminen heidän tarpeisiinsa sopivaksi.

Jokainen työntekijä sitoutuu:

  • Täyttää asiakkaiden ja muiden sidosryhmien vaatimukset, mukaan lukien sovellettavat lait ja asetukset.
  • Osallistut laadunhallintajärjestelmän ja palveluidemme jatkuvaan parantamiseen.

Tietoturvapolitiikka


Täytämme asiakkaidemme ja muiden sidosryhmien tietoturvavaatimukset. Teemme tämän seuraavasti:

  • Varmistetaan, että asiakirjoissa ja tietojärjestelmissä olevat luottamukselliset tiedot eivät joudu vääriin käsiin tai että niitä ei jaeta luvattomille henkilöille.
  • Varmistaaksesi, että henkilötietoja käsitellään GDPR:n mukaisesti - katso tietosuojaseloste.
  • Suojaamme asiakkaidemme yksityisyyttä noudattamalla sovellettavia luottamuksellisuus- ja tietosuojavaatimuksia.

Jokainen työntekijämme sitoutuu;

  • Noudattaa sovellettavia lakeja ja asetuksia sekä muita sovellettavia pakollisia tietoturvavaatimuksia.
  • kunnioittaa velvollisuuttaan ilmoittaa tietoturvaloukkauksista.
  • Osallistut tietoturvan jatkuvaan parantamiseen.

Terveys- ja turvallisuuspolitiikka

Työskentelemme tietoisesti luodaksemme työntekijöillemme sitoutumista, yksilöllistä kehitystä ja mahdollisuuksia. Teemme tämän seuraavin keinoin:

  • Annetaan työntekijöille mahdollisuus olla avoimesti mukana yrityksen toiminnassa ja kehittämisessä.
  • Edistetään hyvää psykososiaalista työympäristöä, jossa kaikki työntekijät tuntevat itsensä arvostetuiksi ja kunnioitetuiksi.
  • Herkkyys epäterveelliselle työmäärälle.
  • Noudatetaan voimassa olevaa terveys- ja turvallisuuslainsäädäntöä.

Koko henkilöstön on noudatettava tätä politiikkaa. Mottomme on, että kaikki työntekijät tuntevat itsensä motivoituneiksi, tekevät hyvää työtä ja kehittyvät edelleen.

Ympäristö- ja kestävyyspolitiikka

Qbasella on ydinliiketoimintansa kautta loistava tilaisuus parantaa merkittävästi kestävyyttä laajemmassa maailmassa muun muassa seuraavin keinoin:

  • Toteutamme johtamisjärjestelmiä, jotka parantavat asiakkaidemme ympäristö-, terveys- ja turvallisuussuorituskykyä sekä kestävyyttä.
  • Lisätä tietämystä koulutusohjelmien avulla esimerkiksi ympäristöön, työympäristöön ja kestävään kehitykseen liittyvillä aloilla.
  • Seurata aktiivisesti kestävyys- ja ympäristökysymyksiä omassa lähiympäristössään.
  • Edistää uusien ja vakiintuneiden yritysten taloudellista kestävyyttä palveluidemme avulla.


Sisäisesti Qbase pyrkii minimoimaan ympäristövaikutuksensa muun muassa olemalla lähes paperiton työympäristö.
Jokainen työntekijä sitoutuu myös:

  • Noudattaa sovellettavia lakeja ja asetuksia sekä muita sovellettavia pakollisia vaatimuksia.
  • Edistämme kestävyyskysymyksiin liittyvän työmme jatkuvaa parantamista kehittämällä palveluvalikoimaamme ja suorittamalla enemmän toimeksiantoja tällä alalla.